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代理记账业务规范

一、代理记账业务范围:

根据《合同法》、《代理记账管理办法》、《委托代理记账协议》以及客户需求,确定代理记账范围。

委托代理记账协议本着责、权、利统一的原则签订。

(一)代理记账机构从事代理记账业务,应与客户签订《委托代理记账协议》

(二)《委托代理记账协议》应使用统一的格式

(三)《委托代理记账协议》应由专人签订和保管

(四)《委托代理记账协议》除法律法规规定的基本条款之外,应当明确以下内容:

1.     确定责任会计;

2.     委托人、受托人对会计资料合法性、真实性、准确性、完整性应担承担的责任;

3.     会计凭证传递程序和签收手续;

4.     编制和提供会计报表要求;

5.     会计档案的保管要求;

6.     委托人、受托人终止委托合同应当办理的会计交接事宜;

7.     代理机构应按照委托代理记账协议委托代理的内容和代理权限、期限承办代理记账业务,超出委托协议约定范围的业务需要代理时,必须先修订委托协议,才能确定代理关系。

三、建立客户信息档案

(一)企业名称;

(二)注册送体验金地址及经营地址;

(三)法定代表人姓名、身份证号码、住址、联系方式;

(四)注册送体验金资金、经营期限、工商执照注册送体验金号、经营范围;

(五)纳税人识别码、地税微机编码、国地税经营期限、专管员姓名及联系方式;

(六)开户银行名称及账号;

(七)预留企业相关证件复印件;

(八)附《客户基本信息情况表》

四、会计原始凭证的快递、审核

(一)代理记账机构与客户依据《委托代理记账协议》进行会计原始资料的传递。会计资料的审核,依据国家统一会计制度的规定,经审核后应填写《原始凭证交接清单》,并由双方签字确认。对原始凭证的审核主要包括以下几个方面的内容:

1.审核原始凭证所记载的经济业务应正常,判断应正确,涉及业务发生的日期、数量和单价应符合要求等;

2.审核原始凭证中所反映的经济业务的内容应符合国家有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等的规定,应符合审批权限的手续,以及应符合节约原则等;

3.审核原始凭证的手续应完备,应填项目应填写齐全,有关经办人员应都已签名或盖章,主要人员应审批同意等;

4.审核原始凭证的摘要和数字应填写清楚、正确,数量、单价、金额的计算有无差错,大写和小写金额应相符等;

5.会计机构、会计人员在审核时发现不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向企业负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以更正。

(二)记账凭证的填制、审核

1.填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。

2.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制或者根据若干张同类原始凭证汇总填制。

3.出错和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证,但要注明“订正某年某月某日 #号凭证”字样,其他记账凭证必须附原始凭证,并注明所附原始凭证的张数,张数必须大写。

4.已登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏内注明“注销某年某月某日#号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字的差额,另编一张调整的记账凭证,调增

金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证错误的,应当以蓝字填制一张更正的记账凭证。

5. 记账凭证填写完经济业务事项后,如有空行,应当自最后一笔金额数字下的空行后至合计数上的空行处划线注销。

6.实行会计电算化的企业,对于机制记账凭证,应当符合记账凭证的一般要求,打印出来的机制记账凭证,要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人员印章或签字,以加强审核,明确责任。

7.正确编制会计分录并保证借贷平衡,必须根据国家统一会计制度的规定和经济业务内容,正确使用会计科目和编制会计分录,记账凭证借贷方的金额必须相等,合计数必须计算准确。

8.摘要应与原始凭证内容一致,能正确反映经济业务的主要内容,表述简短精炼;

(三)账簿

1.代理记账机构应按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿,会计账簿包括:总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。

2.现金日记账和银行日记账必须采用订本式账簿,不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

3.实行会计电算化的会计代理机构,用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和负责人签字或者盖章。

4.启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿的扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和负责人,并加盖名章和单位公章。记账人员或者负责人调动工作时应当注明交接日期,接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。

5. 启用订本式账簿应当从第一页到最后一页顺序编订页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页应当按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编写页码。另加目录,记明每个账户的名称和页次。会计人员应根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。

6. 登记账簿的基本要求是:

1)登记账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记录账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整;

2)登记完毕后要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号,表示已经记账;

3)账簿中书写的文字和数字上面应留有适当的空格,不要写满格,一般应占格距的二分之一,登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔或者铅笔书写;

4)各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样,并由记账人员签名或者盖章。这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞,是十分必要的防范措施;

5)凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户,应当在‘借’或‘贷’等栏内写‘平’字,并在余额栏内用‘θ’表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来,对于没有余额的账户,在余额栏内标注的‘θ’应当放在‘元’位;

6)每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏注明‘过次页’和‘承前页’字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明‘承前页’字样。也就是说,‘过次页’和‘承前页’的方法有两种:一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额,然后过次页并在次页第一行承前页;二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额,不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页;

7)对需要结计本月发生额的账号,结计‘过次页’的本页合计数应当为自本月初起至本月末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。

8)实行会计电算化的代理机构,总账和明细账应当定期打印。

(四)会计报表的编制及报送

1、专职从业人员应当定期编制财务会计报表,并按要求报送代理客户及相关部门。

2、报表的编制应执行国家统一会计制度的规定。

3、对外报送的财务报告的格式,应当符合国家有关规定;应报送代理客户内部使用的财务报告,其格式应符合代理记账客户的要求。

4、对外报送的纳税资料应使用税务主管部门规定的统一格式,报送时间必须符合税务主管部门的要求。

5、各种财务报告的编制必须做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

6、各种财务报告在报送前,必须经由相关指定人员进行审核,也可按要求聘请相关机构对财务报告的真实性、合法性、公允性进行审计验证,并由相关主管人员及编制人员签字盖章后方可报送。代理客户的负责人对财务报告的合法性、真实性负法律责任。

7、如果发现对外报送的财务报告有错误,应当及时办理更正手续。除更正代理客户留存的财务报告外,并应同时通知接受财务报告的单位更正。错误较多的,应当重新编报。

8、财务报告报送完毕后应立即进行整理。并交由相关部门进行登记、归档。

(五)会计工作交接

1、专职从业人员工作调动或者因故离职,必须首先通知代理客户,同时将本人所经营的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的,不得调动或者离职。

2、接替人员应当认真接管移交工作,并继续办理移交的未了事项。

3、专职从业人员办理移交手续前,必须做好以下工作:

1)已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应当填制完毕;

2)尚未登记的账目,应当登记完毕,并在最后一笔余额后加盖经办人印章;

3)整理应该移交的各项资料,对未了事项写出书面材料。

4、 编制移交清册,列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、有价证劵、发票、文件、其他会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员还应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(磁带等)及有关资料、实物等内容。

5.专职从业人员办理交接手续,必须有监交人负责监交。

6.移交人员在办理移交时,要按移交清册逐项移交;接替人员要逐项核对点收。

1)会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺,必须查清原因,并在移交清册中注明,由移交人员负责;

2)银行存款账户余额要与银行对账单核对,如不一致,应当编制银行存款余额调节表调节相符,各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对相符;必要时,要抽查个别账户的余额,与实物核对相符,或者与往来单位、个人核对清楚;

3)移交人员经管的票据、印章和其他实物等,必须交接清楚;移交人员从事会计电算化工作的,要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。

7.交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交注册送体验金上签名或者盖章,并应在移交清册上注明:单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的姓名,移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。

8.移交清册一般应当填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

9.接替人员应当继续使用移交的会计账簿,不得自行另立新账,以保持会计记录的连续性。

10.移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

11.责任会计内部交接应填制《会计交接情况表》。

(六)会计档案管理

1.会计档案范围:委托代理记账协议、会计记账凭证、会计账簿、会计报表及相关其他会计资料。

2.会计档案保管期限

3.专职从业人员应定期或不定期按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,由专职从业人员按照档案交接办法交由代理客户,如不能及时进行交接应交由档案室专职人员进行保管,专职从业人员不得自行封包保存。

4.财会人员和会计档案管理人员调动或更换时,必须办理会计档案交接手续,对损坏和丢失会计档案,要查清原因,认真进行处理。

5.会计档案的保管及销毁应严格执行《会计档案管理办法》。

6.年度终了应编制《年度会计档案移交清册》,办理移交手续。

质量控制标准

一、内容

(一)《委托代理记账协议》的质量控制标准:

1.《委托代理记账协议》应采用行业统一格式, 其签订应由负责人及专职从业人员签字方可生效。

2.《委托代理记账协议》内容签订应明确双方权利与义务,体现双方的合法性、公正性,以及应承担法律责任的明确性。

3.委托人、受托人要严格按照《委托代理记账协议》的约定,履行相关的责任与义务。

4.《委托代理记账协议》的终止必须经由双方负责人协商确定。

5.《委托代理记账协议》的归档及销毁严格执行《会计档案管理办法》。

(二)企业信息资料的质量控制标准

由主管会计定期或不定期按照《企业内部控制制度》,审核代理客户信息资料的真实性、合法性、完整性、及时性,同时将审核结果进行登记备查。

(三)原始凭证的质量控制标准:

1.按照《会计基础工作规范》审核原始凭证的合法性、合规性、合理性。反映的经济业务的内容应符合国家有关政策、法令、制度、计划、预算和合同等的规定,应符合审批权限的手续;应符合节约原则;应填项目应填写齐全;有关经办人员应都已签名或盖章;主要人员应审批同意;摘要和数字应填写清楚、正确;数量、单价、金额的计算有无差错;大写和小写金额应相符等。

2.会计主管人员在审核时发现不真实、不合法的原始凭证应按规范的要求处理。

3.会计原始凭证的传递应符合会计《内部控制制度》的要求。

(四) 记账凭证的质量控制标准:

1.由会计主管人员按照《会计基础工作规范》审核记账凭证的填制、粘贴、编号及错误凭证处理,应符合规范要求。

2.审核记账凭证的录入、打印、装订应符合规范要求,应加盖制作人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人员印章或签字。

3.审核记账凭证的保管、交接应符合《会计档案管理办法》。

(五) 账簿核对的质量控制标准:

主管会计应严格按照《会计基础工作规范》的要求对所代理客户会计账薄记录与实务、款项及有关资料进行核对,保证账实相符、账证相符、账账相符、账表相符。

(六) 会计报表编制的质量控制标准:

1.主管会计人员应按照企业会计制度的规定,保证会计报表编制的合法性、合理性、完整性、真实性、准确性、及时性。

2.报表的编制应符合国家统一会计制度的规定。

3.对外报送财务报告的格式及内容应符合报送部门及代理记账客户的要求。

4.对外报送的纳税资料应符合税务主管部门规定的统一格式,报送时间应符合税务主管部门的要求。

5.各种财务报告的编制应数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。

6.各种财务报告在报送前,应经由相关指定人员进行审核 ,应按要求聘请相关机构对财务报告的真实性、合法性、公允性进行审计验证,并由相关主管人员及编制人员签字盖章后方可报送。

7.财务报告的保管、交接、销毁应符合《会计交接管理办法》。

( 七) 会计交接的质量控制标准

1.     专职从业人员的交接工作应符合《会计交接管理办法》;

2.     年度终了专职从业人员应按照要求填写《会计档案移交清单》,办理会计档案移交手续。

3.     专职从业人员的交接清单与《会计档案移交清单》应按要求归档。

(八) 档案管理的质量控制标准

1.代理记账机构负责人应指定专人定期或不定期按照《会计档案管理办法》对本企业建档的及时性、完整性、准确性、合理性进行审核。

2.主管会计应严格按照《会计档案管理办法》对专职从业人员会计档案的归档情况进行审核。

1)委托代理记账协议归档的应及时、完整。

2)专职从业人员应按要求建立客户档案,并及时归档。

3)专职从业人员对代理客户的当年会计档案,应在会计年度终了后,按照《档案交接管理办法》交由代理客户保管,对不能及时进行交接的会计档案应及时上报,并交由档案室专职人员进行保管。

3.会计档案的保管及销毁应严格执行《会计档案管理办法》。


二、代理记帐业务流程


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